檔案管理表格

  

  表1 文件修改記錄表 文 件 名 稱 修 訂 類 別 修訂日期 增加 刪除 異動 廢止 號 文 件 編 號 修訂內容簡要 修訂者 表2 文件更改通知單 更改文件名稱 文件編號 更改內容: 申請更改部門 文件修改人 更改頁碼 更改條款 更改狀態 日期 文件更改記錄 文件 使用人 文件 管理人 發生部門 文件(頁次)收發記錄 日期 表3 程序文件會審表 文件名稱 文件編號 編制部門 編制人 文件會審目的: 1.確認程序的規定是否符合標準要求。 2.確認程序的規定能否滿足要求。 3.確認程序的規定是否能夠完全執行。 4.確認職責是否明確、接口是否清楚。 5.其他需要確認的內容。 文件會審項目: 1.文件格式。 2.職責職權。 3.工作接口。 4.可操作程度。 5.引用文字。 6.記錄表格。 7.其他。 主要 責任 部門 部門接口 負責人 意 見 相 關 責 任 部 門 表4 文件歸檔登記表 文件名稱 文件編號 歸檔編號 保密等級 文件總頁數 歸檔存放處 保管期限 說明: 歸檔時間 送交人 修改變更記錄象 接收人 修改日期 更改單號 送交人 接收人 存檔變更記錄 表5 受控文件清單 發放部門 文件 編號 文件名稱 發行 日期 最新 版號 舊版收回記錄 歸 檔 案 卷 目 錄 卷宗號: 案卷順序號 目錄號: 立卷類目號 部門: 案卷標題 起止日期 卷內張數 保管期限 備注 檔案內容登記表 類號 案 號 內 容 備 注 (機密)文件保管備查簿 機密) 類別: No. 份數 歸檔日期 原文件編號 內容摘要 經辦部門 檔號 預定保存期限 副本 影本 注 閱檔催還單 同志: 您所調閱的下列檔案還期已逾,為方便他人使用和管理,請依檔案調閱規則 于 月 日前送還。 檔案室 年 數量 檔號 文號 名稱 借期 送還期 宗 冊 備注 月 日 檔案調閱單 檔案名稱或收發文號 核批 調閱人 借出日期 年 月 日 檔號及件數 共宗(件) 還卷日期 年 月 日(經收人簽章) 注:本單一式二聯,第一聯于案卷退還后由檔案室退還調卷人,第二聯留存 檔案室備查。

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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