公司檔案室建立的方案

  

  公司檔案室建立的方案_解決方案_計劃/解決方案_實用文檔。公司檔案室建立的方案 檔案工作是企業自身建設的一項重要工作,對提高各企業各部門工作質量和效率有著重 要作用。 一、 公司檔案現狀 目前公司檔案大部分分散于各職能部門,各職能部門在從事本部門工作的同

  公司檔案室建立的方案 檔案工作是企業自身建設的一項重要工作,對提高各企業各部門工作質量和效率有著重 要作用。 一、 公司檔案現狀 目前公司檔案大部分分散于各職能部門,各職能部門在從事本部門工作的同時因種種 原因難免會無暇兼顧,造成部分檔案資料的流失,同時員工在借閱非本部門檔案時也有很多 不便,不利于開展工作。此外,公司現存檔案沒有進行規范的集中管理,這就使得檔案查找 困難,這種種弊端使得公司的文檔資源利用率低,不能很好地為公司的整體發展提供服務。 二、 檔案室建立的意義 檔案形成于公司日常生產管理過程當中,它不僅記錄了企業的建設史、成長史、改革 史、發展史,而且記錄了企業各個方面、各個環節的真實情況,是企業擴大生產和銷售、加 強經營和管理、維護權利和利益、保持發展和穩定的可靠憑證與有力依據,是企業資產和生 產要素的重要組成部分。 因此為了加強和規范我公司運管檔案統一管理工作,避免公司檔案資料的遺失,提高 到公司檔案的使用便捷性與利用率,使檔案在公司發展過程中逐漸完善、信息化,為公司的 長遠發展提供參考與監督,結合工作實際,特制定出本方案。 三、 檔案室建立的指導思想、管理原則和目標任務 指導思想:立足公司各部門工作特點,以服務為宗旨,加快檔案室信息化進程,使檔案 室與公司各部門信息統一化,為公司的各個運營環節提供參照,促進公司的現代化步伐。 管理原則:以統一管理為原則,堅持資源整合和資源開發 目標任務:按分步進行、逐步完善的原則,扎實開展檔案室建立工作,使我公司檔案工 -1- 作更加規范化、標準化,為公司的發展提供參考與便利。 四、 (一) 工作計劃 第一階段: 1、加強檔案室硬件設施建設,保障檔案工作的順利開展。 2、構建檔案管理的整體框架體系,并制定相應的規章制度,作為開展工作的依據。內 容包括:檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規則、保管期限、移交、銷毀等。 3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍,各部門緊密配合,做好檔案的及時歸檔入庫 工作。 (二) 第二階段: 1. 對積存實體檔案進行有序整理,包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸 檔章、裝盒、排序、上架等。 2. 以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。 (三) 第三階段:檔案目錄、數據錄入,檔案數字化。通過該階段的工作,可以形成比 較完善的檔案管理系統,能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。 (四) 第四階段:檔案室的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫,微機錄入, 以及保證檔案室工作順利進行的制度的制定,為檔案的日常管理提供了依據準則。此外, 在此階段還應穿插以上階段的工作內容, 使公司的檔案管理不斷完善, 四個階段相輔相成, 加快公司檔案管理的規范化、信息化進程。 五、 工作措施 (一)硬件設施的建設(見附表) (二)做好資料的收集、整理工作 1、整理歸檔檔案室現有的文檔,按時間、部門、大類做粗略分類,并做好記錄工作。 -2- 2、收集各部門存檔的各類檔案,做好文檔的移交工作。具體工作參照《公司檔案歸檔范 圍》 、 《公司檔案管理制度》 、 《公司檔案管理辦法》等的相關規定操作。 (三)各類檔案的歸檔入庫工作。 做好資料的收集工作后,嚴格按照《公司檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各 類檔案進行收集、歸類、整理入庫。 (四)編制檔案目錄索引,搞好檔案軟件錄入工作。 將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機,以便于微機查閱。 (五)建立和完善檔案建設的各類制度及簿冊。 制定完善檔案規范化建設管理的基本制度,同時規范建立各類檔案借閱、管理、登記、 銷毀等相關簿冊。 (六)加強個部門間協作配合,規范的完成檔案的移交工作 六、 實施步驟 (一) 完善檔案室建立工作硬件設置。 (二) 制定檔案室建立工作的實施方案,按計劃逐步進行,各個環節要明確工作人員, 由各部門指定人員專/兼職負責其部門的文件整理歸檔移交工作,分解落實責任。 (三) 對所收集檔案有進行序規范整理入庫,編制索引目錄,然后建立與實體相對應的電子 版內容。 (四)建立和不斷完善檔案建設的制度、辦法及簿冊,以便于檔案的日常管理。 至此,我公司檔案管理從人員隊伍到管理制度、管理辦法以及規范的建立流程共同構 成了我公司的檔案管理體系,在實踐中將不斷完善,使我公司的檔案管理成為公司不斷發 展的助推力。 -3-

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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